LA SUPERVISION : UNE MISSION PRODIGIEUSE !

Photos : Mylène Dubranle

Illustrations graphiques : Chloé Briand.

Ils sont 10, nous sommes 2 : Chloé Briand et Mylène Dubranle.

Ils sont Facilitateurs en intelligence collective. Nous aussi.

Notre mission ? Créer un plan d’action de « supervision en intelligence collective » pour l’Agence du Changement du Conseil départemental du Var.

Qu’avons-nous fait ? A vous de le découvrir…

1. Que faisons-nous en « supervision » ? Pourquoi créer LE CADRE DE CONFIANCE est si important ?

Née d’une démarche proactive de l’Agence du changement du Conseil départemental du Var, l’accompagnement de Supervision de ses 8 Facilitateurs internes dure depuis 2 ans.

La supervision est un accompagnement assuré dans un cadre de confiance, entre pairs, pour prendre du recul, maintenir et améliorer ses pratiques de facilitateur en intelligence collective*.

La supervision permet de soutenir la mission des Facilitateurs d’être au service des problématiques de la Collectivité. Elle permet d’être en veille et en démarche d’amélioration continue grâce à une expertise des pratiques extérieure associée à des savoir-faire en coaching et mentoring.

Pour cela, notre binôme a créé, avant toute chose, un espace d’échanges, assurant confiance et sécurité pour challenger les pratiques et les postures. C’est le prérequis, bien avant les outils et méthodes.

Sans cadre de confiance : pas de partages sincères, pas de parole libre, pas de progression durable.

C’est ensuite une approche, pas à pas, sur-mesure. Nous associons des partages d’expérience à la demande, nous challengeons l’existant en pensant « usager et utilisateur », nous facilitons la fluidité entre les profils, et veillons à l’homogénéité des pratiques dans un collectif, qui connait naturellement des départs et des arrivées.

Et ceci pour toujours renforcer leur professionnalisation dans l’accompagnement du changement.

On pourrait résumer l’essence de la supervision comme étant l’art et la manière de grandir dans ses pratiques et ses postures. Pour soi, pour les autres, pour le meilleur résultat possible !

2. Qui sont les Facilitateurs en IC du conseil départemental du var ?

C’est une équipe d’agents « 100% made in Département du Var » tous certifiés, dédiant de 15% à 25% de leurs temps à faciliter des ateliers pour le collectif.

Comme des consultants externes, comme les véritables professionnels qu’ils sont, ils aident leurs clients internes à clarifier leurs besoins : améliorer un parcours Utilisateurs, simplifier un process, concevoir un plan d’action sur une thématique, renforcer la cohésion d’équipe, etc.

Ils conçoivent, pour atteindre ces résultats, les designs d’animation, créent les supports de créativité, les livrables, font les préconisations et donnent toute leur énergie en situation pour permettre aux participants de coconstruire leurs propres solutions

« Ils » sont aussi des « elles ». Jean-Pierre, Solange, Sandra M, Sarah, Florence, Delphine, Sandra P, Anne, sont des pros. Et des passionnés de la relation humaine, de l’intelligence collective, engagés pour la mission de Service public de la collectivité territoriale.

Si vous cherchez le stéréotype du « fonctionnaire » qui cherche le statut quo : passez votre chemin !

Si vous pensez qu’ils sont installés dans le conformisme et leurs certitudes, vous faites également fausse route !

Ils sont professionnels, pointilleux, courageux, audacieux, et parlent vrai.

Il n’en fallait pas plus pour nous retrouver sur le terrain de l’exigence et de la bienveillance pour travailler avec beaucoup de sérieux, sans se prendre plus au sérieux qu’il ne faut, à leurs côtés.

3. Quelle a été notre strategie pour cette supervision ?

• l’Ecoute et l’adaptation :
  Nous avons recensé les besoins, les attentes afin de proposer une trajectoire d’accompagnement, à 2 ans. Il convenait d’accompagner aux changements de la Collectivité : aider les Facilitateurs à porter au niveau stratégique l’impact et la puissance de l’IC, en mettant un plan d’action de supervision pour répondre à deux ambitions :

Comment remettre en perspective les problématiques internes des services ou des directions du Département, dans la stratégie d’accompagnement au changement de la Collectivité ?

Comment faire de l’IC un outil managérial puissant pour atteindre des objectifs stratégiques ?

• Un plan d’action progressif incluant:
  • La cocréation, avec l’équipe, d’un outil de mesure et d’évaluation de l’accroissement des compétences, avec lequel nous avons effectué le bilan à l’issue des deux ans.
  • La cocréation d’un plan d’action progressif de transferts de compétences incluant plusieurs étapes et livrables incontournables : réviser des process, améliorer la Satisfaction Usagers, aider le client à clarifier sa demande, préserver son énergie personnelle au service du groupe et de la mission, etc
  • La composition d’un « panier des attentes»
  • Une qualité accrue des supports et livrables: fond, forme, préparation, restitution.
•  L’Observation: nous sommes observatrices de l’animation des ateliers. En mode « shadowing » nous passons tout au crible : outils, design, timing, implication des participants, pertinence des supports, exploitation des livrables, maitrise des soft et hard-skills, postures, énergie, répartition des rôles, résultats obtenus….

Ensuite nous débriefons tous ensemble, à partir de critères et d’attentes partagés ensemble préalablement.

Les Facilitateurs attendent ces moments de débrief pour étancher leur soif d’amélioration continue. En mode participatif et interactif, ses moments sont challengeants pour nous aussi, car nous sommes toujours tous apprenants.

• Des partages d’outils à chaque supervision pour:
  • Monter tous en compétences sur les soft skills
  • Valoriser les points de synergie et de complémentarité
  • Etoffer le kit d’animation existant
  • Prendre le recul sur leurs animations, et points d’amélioration et de vigilance
  • Partager les bonnes pratiques et victoires

Nous abordons aussi tous les sujets du « panier des attentes » : création de templates exploratoires, lever les pains points, pousser les savoir, partage d’expériences vécues avec nos clients et dans nos anciens postes.

Le but : continuer à grandir ensemble à accueillir les challenges et les nouveaux arrivés.

4. Un exemple de themes abordes en séance de supervision ?

• Un débrief sur une précédente animation : écueils, succès, opportunités d’amélioration, étape suivante.
• Retours d’expérience et suggestions d’amélioration sur une animation de grands groupes
• Test d’un nouvel outil d’animation répondant à une thématique ; exemples : créer la cohésion, accueillir l’intelligence émotionnelle, favoriser la créativité, casser des silos, favoriser l’initiative ou la connaissance réciproque…
• Création de templates : clarifier une demande et la remettre dans une dynamique globale
• Vision « méta » : analyse des postures (gérer le retrait ou le monopole de la parole), la gestion des participants en ateliers, l’énergie du facilitateur (gérer son stress, son entrain, sa fatigue)
• Travail sur l’alignement « tête-corps-cœur » du Facilitateur (quel style ai-je ? quelles sont mes caractéristiques, savoir-être propres ?)
• Outils de cohésion et de gratitude au sein de l’équipe : écoute « généreuse », pratiques de reconnaissance entre pairs…

5. Les conditions du succès

Rien n’aurait été possible sans ces 3 conditions :

• Le sponsorship de Virginie Haldric, DGS qui porte les valeurs de l’intelligence collective ;
• L’engagement de la responsable de l’Agence du changement qui coordonne les Facilitateurs et assure l’interface « client interne » ;
• Les facilitateurs eux-mêmes : par leur capacité à prendre du recul, se remettre en question, chercher l’amélioration pour la qualité de leurs prestations.

Et rien n’aurait été pareil sans leur état d’esprit :

• ouverts aux feedbacks
• animé par les valeurs et les liens qui régulent l’équipe
• la confiance pour partager avec transparence et sincérité leurs besoins

Bref, c’est avant tout une histoire de relation humaine où la CONFIANCE instaurée fût réciproque entre acteurs et superviseurs.

Deux ans + deux cycles = une somme de compétences et de savoir-être au compteur !

6. Deux cycles se sont succédé avec des objectifs progressifs partagés avec l’équipe :

• un Cycle 1 : 2023/2024 dont les objectifs étaient :

*créer de l’harmonisation des compétences, travailler sur les soft-skills, le design de services, l’approche « utilisateurs », prendre conscience de sa posture avant, pendant et après la Facilitation, enrichir ses pratiques, ses outils. Savoir-faire ses propres rétex et en tirer des apprentissages.

* nos approches : création d’un radar individuel des compétences et collectif, à partir duquel nous avons évalué la progression en session 2

* supervision en live des animations et observations détaillées des savoir-faire et savoir-être individuels et des dynamiques collectives et en binômes.

* création d’un kit de débrief : avant, pendant animation, du recueil de la demande, au débrief du demandeur, en passant par la logistique, la création des supports, du design et l’animation elle-même.

• Un Cycle 2 : 2024/2025 dont les objectifs sont :

* élaborer une phase exploratoire « client » commune

* repositionner une problématique d’un client interne dans la stratégie d’accompagnement global, grâce à un process d’intelligence collective formalisé.

*aller plus loin dans la compréhension de sa posture en animation, rester au service du groupe sans projeter ses exigences ou ses biais de performance

* aller en profondeur dans le dépassement des croyances limitantes (la sienne, et y compris du demandeur, des participants), dans la gestion des émotions en groupe, et aborder les cas particuliers.

7. Les résultats probants, mesurables par les participants eux-mêmes :

• Certains qui n’avaient jamais animé seuls, le font désormais sans appréhension !
• La maîtrise des outils est unanimement partagée : leurs postures se sont affinées, ils ont gagné en « permission » et autonomie pour s’adapter au réel lors des ateliers, sans demeurer rigide face au process. Ils sont « au service » des participants et de l’énergie présente.
• Les prises de liberté, l’adaptation aux contextes, l’approche Usager, les différentes phases d’une animation, sont acquis par tous, et chacun avec sa « couleur », au contraire d’une attitude mécanique.
• La maturité et le cadre de valeurs permettent à chacun de s’exprimer pendant les séances de supervision, entre eux, avec transparence, sincérité et assertivité : dire les choses pour s’améliorer, avec franchise et sans heurter ou ego.

8. AVEC QUI FAIRE DE LA SUPERVISION ?

• des facilitateurs internes : pour challenger ses routines, la façon d’aborder ses outils, pour se renouveler, pour garder le recul sur les équipes et les problématiques.
• des formateurs à l’intelligence collective 
• tout manager ou référent formé à l’intelligence collective
• des facilitateurs indépendants ou en agences

Les bienfaits : ne pas tomber dans les biais de confirmation, ne pas se laisser guider par les rôles hiérarchiques, la trop grande connaissance des expertises internes, le temps restreint dédié à la veille des outils et pratiques, la moindre connaissance d’autres expériences hors de son secteur d’activité, l’appétence à des approches auxquelles on ne pense pas nativement (théâtre, illustration graphique, intelligence émotionnelle, etc). Ces bienfaits sont déclinables pour tous.

9. Paroles de facilitateurs du conseil départemental du Var

Nous leur avons laissé la parole libre ! Et ils la prennent. Retrouvez leurs témoignages tous les mercredis à venir sur cette page LinkedIn.  

Ces facilitateurs : qui sont-ils ? Que pensent-ils ?

Les voici :